Gestione efficace della posta elettronica

Nonostante i rapidi progressi tecnologici e la costante evoluzione delle modalità di comunicazione, la posta elettronica continua a mantenere un ruolo centrale come strumento di comunicazione aziendale. Sebbene nuove piattaforme di comunicazione abbiano guadagnato popolarità, l’email rimane una delle modalità più efficaci, accessibili e professionali per lo scambio di informazioni tra aziende, clienti e collaboratori. Tuttavia, il suo utilizzo non è esente da sfide, specialmente quando si tratta di cybersicurezza. In questo testo esploriamo i vantaggi della posta elettronica e le problematiche di cybersicurezza che ne derivano.

Vantaggi e sfide

Come ben sappiamo, la posta elettronica permette uno scambio di informazioni veloce e diretto. Messaggi, documenti e altri allegati possono essere inviati in pochi secondi a destinatari in tutto il mondo, migliorando significativamente l’efficienza comunicativa all’interno delle organizzazioni. Consideriamo poi che la PEC, la posta elettronica certificata, permette di dare a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, garantendo così la prova dell’invio e della consegna. Di fatto, con un semplice indirizzo email e una PEC, la posta elettronica diventa uno dei migliori metodi per raggiungere colleghi, clienti, partner commerciali e Pubbliche Amministrazioni. Inoltre, grazie a questo strumento, le aziende possono impostare campagne di marketing efficaci che consentono di personalizzare i messaggi per diversi segmenti di pubblico, aumentando l’efficacia della comunicazione e la soddisfazione del cliente.

Nonostante i numerosi vantaggi, l’uso della posta elettronica in ambito aziendale comporta significative sfide di cybersicurezza; per esempio, il phishing via email rimane una delle minacce più diffuse, con attaccanti che imitano entità legittime per ingannare i destinatari affinché rivelino informazioni sensibili o eseguano azioni dannose. Gli allegati email possono nascondere malware o ransomware che, una volta aperti, possono compromettere i sistemi aziendali, portando a perdite di dati, interruzioni operative e richieste di riscatto.

Consideriamo, poi, che per la loro stessa natura, le email aziendali spesso contengono informazioni sensibili che devono essere protette con adeguate misure di protezione, come la crittografia. Uno dei principali problemi con cui dobbiamo confrontarci ogni giorno sia come in azienda, sia come utenti privati, sono le email di spam che oltre a occupare uno spazio prezioso nelle nostre caselle, possono anche nascondere tentativi di phishing e truffe, aumentando il rischio di incidenti di sicurezza. Infine, con l’introduzione del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), le aziende e le organizzazioni devono fare particolare attenzione al trattamento dei dati personali e della privacy, assicurando che la gestione delle email sia conforme alle normative applicabili.

Strategie di mitigazione

Applicare la cybersicurezza alla posta elettronica richiede una gestione attenta. Per prima cosa, le aziende devono proteggere le proprie comunicazioni email e mantenere la sicurezza dei loro sistemi e dati con un servizio di posta sicuro e adeguato, meglio se dotato di crittografia per assicurare la riservatezza dei dati trasmessi. Allo stesso modo, è buona regola utilizzare software e servizi avanzati per filtrare email sospette in modo da proteggere efficacemente l’infrastruttura da malware e ransomware. Il panorama degli attacchi è in continua evoluzione, ma il phishing presenta caratteristiche piuttosto comuni. È quindi importante la formazione dei dipendenti per riconoscere e rispondere correttamente alle minacce via email.

Hypergrid, fornisce ai propri clienti i servizi HyperMail certificati e garantiti, anche in versione PEC (HyperPec), configurabili in base alle necessità del cliente e con la possibilità di inviare allegati fino a 10 GB. Propone poi SecureMail, una soluzione aziendale per la gestione sicura delle email, che garantisce la sicurezza dei server di posta attraverso connessioni cifrate e tecnologie di verifica dell’identità del mittente. Gestito completamente da HyperGrid, include servizi antivirus e antispam, ed è certificato dall’Agenzia Nazionale per la Cybersicurezza. Questo servizio mira a ridurre i costi e la complessità per le aziende, migliorando al contempo la sicurezza. Mail Outpost, invece, è una soluzione avanzata dedicata alla sicurezza della posta aziendale, progettata per integrarsi senza problemi con i server di posta esistenti. Questo servizio blocca email con allegati potenzialmente pericolosi, offre monitoraggio professionale attraverso il SOC Hypergrid, e garantisce una protezione avanzata riducendo i costi aziendali senza la necessità di nuovo hardware.

Archiviazione e backup

Infine, entriamo nel capitolo “caldo” dedicato alle email, ovvero quello organizzativo legato all’archiviazione e quello di backup, in modo da avere un’adeguata risposta agli incidenti per minimizzare i danni in caso di violazioni della sicurezza. Benché spesso queste due soluzioni siano erroneamente considerate la stessa cosa, esiste una sostanziale differenza tra un sistema di archiviazione delle email e uno di backup delle email, sia in termini di funzionalità che di obiettivi. Entrambi sono essenziali per la gestione efficace delle comunicazioni e dei dati aziendali, ma servono scopi diversi.

Un sistema di archiviazione delle email è progettato principalmente per conservare e organizzare le email in modo che possano essere facilmente accessibili e ricercabili nel tempo. Questi sistemi sono pensati per gestire grandi volumi di email e allegati, rendendo semplice per gli utenti recuperare informazioni specifiche quando necessario. L’archiviazione è spesso utilizzata per conformarsi a requisiti legali e normativi che richiedono la conservazione delle comunicazioni aziendali per un periodo specificato. Un sistema di backup delle email, invece, è focalizzato sulla protezione dei dati da perdite accidentali, cancellazioni o attacchi informatici. L’obiettivo è creare copie di sicurezza delle email che possano essere ripristinate in caso di necessità. Entrambi i sistemi sono complementari e, quando utilizzati insieme, offrono una solida strategia per la gestione delle email che protegge le informazioni aziendali e assicura la continuità operativa.

Le proposte Hypergrid

Per quanto riguarda l’archiviazione delle email, Hypergrid propone il servizio MailArchive, che rappresenta una soluzione innovativa nel panorama della gestione e conservazione delle comunicazioni aziendali. Nell’era digitale, in cui la posta elettronica gioca un ruolo centrale nella comunicazione professionale, l’archiviazione e la protezione delle email diventano prioritarie per le aziende di ogni dimensione. MailArchive serve a conservare in modo sicuro e strutturato le email aziendali, garantendone la disponibilità a lungo termine. Questo servizio non solo protegge i dati sensibili e le comunicazioni critiche da perdite accidentali, ma assicura anche la conformità con le normative vigenti sulla privacy e sulla conservazione dei dati.

Come funziona?

Il funzionamento di MailArchive si basa sull’archiviazione automatica delle email inviate e ricevute, senza richiedere interventi manuali da parte degli utenti. Le email vengono criptate e conservate su server sicuri, rendendole accessibili solo attraverso credenziali autenticate. Gli utenti possono facilmente consultare, ricercare e, se necessario, ripristinare le email archiviate tramite una semplice interfaccia.

La capacità di MailArchive di offrire una soluzione completa per l’archiviazione e la gestione delle email la rende estremamente preziosa per le aziende. I vantaggi sono evidenti: le email archiviate possono essere recuperate in caso di cancellazioni accidentali o danneggiamenti, garantendo la continuità operativa. Le funzionalità avanzate di ricerca consentono di ritrovare rapidamente le informazioni contenute nelle email archiviate. Un servizio come MailArchive alleggerisce il carico sui server di posta, riducendo la necessità di spazio di archiviazione, e semplifica i processi di backup e ripristino. Inoltre, aiuta le aziende a rispettare le leggi sulla conservazione dei dati e sulla privacy, riducendo i rischi legali.

Backup in cloud

Per il backup sicuro della posta, HyperSpace offre uno spazio illimitato per soddisfare tutte le necessità dei clienti, assicurando che l’intera infrastruttura sia gestita e monitorata internamente, senza affidarsi a data center esterni. La nostra piattaforma permette una gestione semplificata attraverso un pannello di controllo centralizzato, da cui è possibile selezionare facilmente i dispositivi da includere nel ciclo di backup.

Hypergrid è pienamente certificata per erogare servizi cloud sia al settore privato che alla Pubblica Amministrazione. Infine, Per maggiori informazioni, non esitate a contattarci:
Sito: https://hypergrid.it
Telefono: 0382 528875
Email: info@hypergrid.it