La posta elettronica è il sistema di comunicazione informatica più usato in ambito lavorativo, uno strumento fondamentale per il business di grandi e piccole aziende. Di fatto è una risorsa in cui sono memorizzate informazioni spesso insostituibili. Nella maggior parte dei casi però i dati contenuti nelle e-mail non vengono gestiti e archiviati con ordine ma restano frammentati nelle caselle postali del personale e, anche se opportunamente salvati in backup, danno origine a documenti e informazioni disordinate e spesso difficili da recuperare integralmente. Ecco perché l’archiviazione della posta elettronica diventa essenziale per una migliore strategia aziendale in grado di garantire una più efficiente gestione dei flussi di lavoro. In pratica l’uso di una soluzione di archiviazione della posta riduce il carico di lavoro del reparto IT e genera un notevole risparmio per l’azienda. Inoltre, l’archivio di posta è un bene prezioso che va preservato da eventuali incidenti e dalla perdita dei dati per un errore umano.

ARCHIVIAZIONE AUTOMATICA

MailArchive è il sistema di archiviazione automatica della posta elettronica (ideale anche per i servizi PEC) proposto da HyperGrid. Si tratta di un servizio completamente trasparente per l’utente che continuerà a usare la posta elettronica come ha sempre fatto, ma con la sicurezza di poter recuperare in qualsiasi momento una singola e-mail o l’intero archivio di posta elettronica. Anche se l’azienda dispone di server eccellenti o si basa su soluzioni groupware per la collaborazione via e-mail, questi sistemi non sono progettati per archiviare quantità di informazioni sul lungo periodo e soprattutto non sono in grado di gestire l’organizzazione delle e-mail. Per accedere in modo rapido e preciso ai dati (spesso essenziali) è necessario garantire l’indicizzazione
e la disponibilità dei messaggi, comprese le email più vecchie, magari cancellate per errore o per liberare spazio nella casella di posta.
Ovviamente il solo accesso alle e-mail non è sufficiente ed è necessario avere a disposizione  i loro allegati. Un servizio come MailArchive è ancora più efficiente e funzionale perché permette di eseguire queste operazioni senza dover coinvolgere il service desk dell’azienda. MailArchive consente infatti di archiviare i messaggi di posta elettronica e relativi allegati in modo completo e indicizzato, in un formato che sia a prova di manomissione sempre disponibile e facilmente recuperabile.

BACKUP O ARCHIVIAZIONE?

Troppo spesso si pensa che un backup completo dei dati dei server di posta elettronica renda inutile la procedura di archiviazione. Si tratta di una convinzione totalmente errata poiché i due sistemi perseguono obiettivi diversi. Il backup è una soluzione di medio periodo, ed è fondamentale per salvaguardare i dati importanti in modo da supportarne il recupero in caso di guasti al server o di attacco informatico. Lo scopo dell’archiviazione della posta elettronica, invece,
è quello di conservare le e-mail indicizzate per molti anni in una forma fedele all’originale, facile da trovare e sempre disponibile. Inoltre, l’archiviazione delle e-mail può aiutare a soddisfare gli obblighi ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

I VANTAGGI DI MAILARCHIVE

• HyperGrid si occupa di attivare il servizio e archiviare tutta la posta ricevuta sulle caselle di posta indicate.

• L’azienda o l’utente non devono eseguire nessuna configurazione.

• Non ci sono rallentamenti sui computer o sul servizio di posta elettronica.

• Tutta la posta archiviata nei server HyperGrid è criptata con cifratura di sicurezza  e leggibile solo con le credenziali assegnate all’utente.

• HyperGrid gestisce l’archivio crittografato “dall’esterno” senza l’accesso ai dati.

• L’utente può accedere in qualsiasi momento al servizio grazie a una pratica  interfaccia web per poter fare ricerche sui messaggi archiviati.

• Semplicità d’uso: le e-mail possono essere ripristinate dall’archivio con un solo clic del mouse.

• Il servizio è conveniente e non richiede nessuna manutenzione da parte dell’azienda.

ADATTABILITA’ E RISPARMIO

Grazie all’archiviazione con MailArchive è possibile eliminare le quote delle caselle postali liberando spazio di archiviazione, eliminare i file PST dei client di posta che possono corrompersi facilmente e naturalmente ridurre il carico di lavoro dei server di posta. Ancora più importante, grazie a MailArchive è possibile eliminare alla radice il problema della manomissione dei dati. Altra caratteristica fondamentale è la sua flessibilità: il servizio può essere adattato
alle dimensioni e ai requisiti dell’azienda o dell’ente riducendo i costi del servizio.

 

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