L’importanza di archiviare la posta con HyperGrid per gli utenti Microsoft 365

Le aziende che si appoggiano ai servizi cloud sono sempre più numerose, sia per quanto riguarda l’archiviazione, sia per la virtualizzazione dei server. La soluzione è indubbiamente pratica dato che in questo modo tutti i servizi risiedono su una sola piattaforma che può essere bilanciata e personalizzata in base alle esigenze dell’azienda. 

Buona parte di questi servizi vengono però offerti con un pacchetto di opzioni e soluzioni pre-impostate e proprio per questo motivo ci sono elementi che le aziende devono tenere in seria considerazione. Per esempio, le numerose realtà che si appoggiano a servizi cloud come Microsoft 365, spesso non sono consapevoli che i propri dati non vengono archiviati e sottoposti a backup automaticamente. Contrattualmente c’è una condizione importante da evidenziare: il “modello di responsabilità condivisa” indica che l’azienda, in questo caso Microsoft, è responsabile di garantire che i servizi di Microsoft 365 siano permanentemente disponibili. Tuttavia, l’azienda non è responsabile della protezione e della conservazione dei dati dei propri clienti e ciò vale anche per tutte le informazioni contenute nelle e-mail. Il servizio di archiviazione di Exchange infatti non è incluso nella maggior parte dei piani di Microsoft 365 dedicati alle PMI. Di conseguenza i messaggi di posta elettronica non vengono archiviati automaticamente né in modo conforme ai requisiti legali richiesti per determinate aziende ed enti.

Ovviamente questo è solo un esempio, che però mette in evidenza uno dei motivi per cui fare uso di un sistema di archiviazione e indicizzazione della posta elettronica come MailArchive di HyperGrid è di fondamentale importanza. In molte aziende le e-mail sono lo strumento primario quando si tratta di trasmettere informazioni, di conseguenza includono grandi quantità di dati come contratti, fatture, informazioni su clienti e personale, che devono essere adeguatamente conservate.

MailArchive oltre a garantire la semplicità d’uso (il cliente non deve eseguire nessun tipo di configurazione) offre l’indicizzazione automatica dei dati, soluzione che consente all’azienda di eseguire ricerche nell’intero archivio in modo rapido ed efficiente e di recuperare non solo l’e-mail ma anche gli eventuali allegati. MailArchive fornisce poi una serie di garanzie importanti come per esempio la certezza che tutti di dati sensibili dei clienti vengono archiviati in Italia e non in Paesi extra-europei. MailArchive è perfettamente compatibile con il servizio di posta di Microsoft 365 e allo stesso modo, se l’azienda usa più sistemi di gestione delle e-mail, è possibile creare e indicizzare senza problemi un archivio centralizzato delle risorse, siano esse in loco, sul cloud o ibride. Il servizio di HyperGrid è compatibile con HyperGrid Mail Server, Microsoft Exchange, Google Suite, Exim, hMailServer, Intra2net, Kerio Connect, Kolab, Postfix, Qmail, Scalix, Sendmail, SmarterMail, Tobit David.fx, Zarafa, Zimbra Collaboration Suite, MDaemon Email Server e qualsiasi altro IMAP server.

MailArchive è uno strumento poco costoso e completamente scalabile in base alle necessità dell’azienda. Inoltre, grazie alla tecnologia di deduplicazione consente di risparmiare fino al 70% dello spazio di archiviazione: funziona in modo “smart” identificando le parti MIME identiche (per esempio i file allegati) in modo da archiviarle solo una volta anche se compaiono in più caselle postali del personale, naturalmente anche i file allegati vengono compressi.

E se l’azienda dispone già di un sistema di backup avanzato? La risposta è semplice, backup e archiviazione sono servizi che soddisfano scopi diversi. Il primo è uno strumento di ripristino per le emergenze, il secondo garantisce che le e-mail vengano archiviate per un lungo periodo, indicizzate e che siano recuperabili nel tempo con pochi semplici clic. Questa soluzione è anche di fondamentale importanza per soddisfare i requisiti del GDPR.

Ricordiamo poi che HyperGrid può esservi di aiuto anche nella gestione dei servizi cloud, grazie al servizio yCloud, certificato AgID e quindi disponibile non solo per le aziende ma anche per enti e pubbliche amministrazioni.