Email per aziende e organizzazioni: gestione, sicurezza e archiviazione

Le email sono uno strumento essenziale per qualsiasi business, indipendentemente dalla sua dimensione o settore. Comunicare in modo efficace e professionale con clienti, partner e fornitori attraverso l’email è fondamentale, poiché i messaggi di posta non solo permettono uno scambio rapido di informazioni, ma aiutano anche a costruire e mantenere relazioni commerciali durevoli. Un’email ben strutturata può migliorare l’immagine aziendale, aumentare la credibilità e persino favorire le vendite.

La scelta di utilizzare un servizio email business è fondamentale per ottimizzare questi benefici. I servizi email professionali offrono una maggiore garanzia di uptime e riducono il rischio di interruzioni del servizio, assicurando che le comunicazioni non vengano mai interrotte in momenti critici. Molti settori sono soggetti a rigorose normative sulla protezione dei dati. I servizi email per business garantiscono che l’azienda o l’organizzazione rispetti le norme, gestendo i dati in modo conforme e sicuro.

A differenza delle soluzioni email standard, i servizi business permettono una personalizzazione avanzata. Questo include l’integrazione con altri strumenti aziendali come calendari, CRM e software per la gestione dei progetti, tra gli altri. Inoltre, il supporto dedicato è fondamentale per risolvere rapidamente qualsiasi problema tecnico, minimizzando così il tempo di inattività e garantendo che la comunicazione aziendale proceda senza intoppi.

Infine, ricordiamo che, con le minacce informatiche in costante evoluzione, un servizio email business fornisce strati aggiuntivi di sicurezza come la crittografia end-to-end, la protezione contro malware e phishing, e strumenti per la gestione sicura delle password.

Cybersicurezza per le email

L’aspetto della cybersicurezza è fondamentale per qualsiasi servizio email, considerando che il ransomware, una delle tipologie di attacco più pericolose per le aziende, è veicolato principalmente tramite email. Anche il furto di credenziali, sempre molto frequente, è gestito principalmente tramite email di phishing.

Le minacce alla sicurezza delle email possono presentarsi in diverse forme, e tra le più comuni troviamo:

• Spam: invii massivi di email indesiderate che, oltre a essere un disturbo, occupano spazio prezioso nelle caselle di posta e possono contenere link o allegati dannosi.
• Spoofing: questo tipo di attacco permette a un malintenzionato di mascherare la propria identità per sembrare affidabile agli occhi della vittima, con l’obiettivo di accedere a informazioni riservate e dati sensibili.
• Phishing: utilizza tecniche di ingegneria sociale per indurre le vittime a compiere azioni che beneficiano l’aggressore, come il furto di credenziali, dati personali o finanziari.
• Business Email Compromise (BEC): una forma sofisticata di frode che spesso utilizza tecniche di social engineering e phishing. In questi attacchi, i criminali si fingono dirigenti aziendali o partner commerciali fidati per ingannare i dipendenti e indurli a trasferire fondi a conti bancari controllati dai truffatori.

È fondamentale ricordare che le email possono anche contenere malware nei loro allegati o reindirizzare i destinatari verso siti web dannosi che distribuiscono malware. Le email di phishing sono uno dei principali veicoli per la diffusione di ransomware, trojan e altri tipi di malware.

Un attacco di phishing riuscito non solo può compromettere le credenziali di un utente, ma anche installare malware sul computer del destinatario, dando all’aggressore il controllo totale del sistema. Questo computer compromesso può essere successivamente impiegato in una botnet per effettuare attacchi di tipo Distributed Denial of Service (DDoS) e altre operazioni malevole.

Un altro elemento importante per le aziende sono i servizi di archiviazione e di backup delle email, che svolgono funzioni distintamente diverse. È importante comprendere le loro specificità per utilizzarli al meglio e garantire sicurezza, efficienza e conformità normativa.

Archiviazione e backup: differenze

I servizi di archiviazione email sono essenziali per le organizzazioni che devono gestire grandi volumi di comunicazioni via email. L’archiviazione non solo consente di ridurre il carico sul server di posta elettronica principale, migliorando così le prestazioni, ma offre anche una ricerca più facile e veloce attraverso vecchie email. Questo può essere particolarmente utile per ritrovare documentazioni o comunicazioni passate senza dover navigare attraverso migliaia di messaggi nella casella di posta attiva.

Un altro vantaggio significativo è la conformità normativa. Molti settori richiedono che le comunicazioni aziendali, come le email, vengano conservate per un determinato periodo per fini di revisione e verifica. I servizi di archiviazione email aiutano le aziende a rispettare queste normative archiviando copie di tutte le email in un formato non modificabile, spesso con timestamp e senza la possibilità di eliminazione da parte dell’utente finale.

Mentre l’archiviazione è focalizzata sulla gestione e conservazione a lungo termine delle email per scopi di accessibilità e conformità, i servizi di backup mirano principalmente alla prevenzione della perdita di dati. Un servizio di backup email copia regolarmente i dati di un’organizzazione in un secondo luogo, che può essere sia on-site che cloud-based. Questo assicura che, in caso di guasti hardware, attacchi cybernetici o disastri naturali, le informazioni possano essere recuperate e ripristinate rapidamente.

Soluzioni

Investire in un servizio email business non è solo una questione di avere un altro strumento, ma di assicurare che il cuore della comunicazione aziendale sia robusto, sicuro e efficiente. Hypergrid fornisce ai suoi clienti una varietà di servizi business dedicati alle email, oltre al servizio di backup in cloud  su sistemi certificati da ACN e quindi adatto anche alle pubbliche amministrazioni. Tra questi segnaliamo: 

HyperMail: è un servizio di posta elettronica business offerto da Hypergrid che si distingue per sicurezza, affidabilità e flessibilità. Fornisce caselle di posta da 5 GB espandibili, con traffico illimitato e accesso multipiattaforma. Il servizio include protezione antivirus e antispam, dominio personalizzabile, hosting web e certificato SSL. Hypergrid offre assistenza 24/7 e garantisce una facile migrazione da altri provider, adattandosi alle esigenze specifiche di aziende e organizzazioni.

HyperPEC: è il servizio di posta elettronica certificata offerto da Hypergrid. Garantisce l’integrità dei messaggi e degli allegati attraverso protocolli di sicurezza avanzati, fornendo ricevute di invio e conferme di consegna. Il servizio include 1 GB di spazio espandibile, traffico illimitato, protezione antivirus e antispam. Offre accesso via webmail dedicato o client di posta standard, con possibilità di personalizzazione del dominio.

SecureMail: è un servizio di posta elettronica business offerto da Hypergrid, certificato dall’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN). Fornisce mail server sicuri con funzioni personalizzabili, protezione attraverso connessioni cifrate, controllo antivirus e filtri antispam aggiornabili. Il servizio offre gestione di whitelist, blacklist, mailing list e alias, garantendo riservatezza e riduzione dello spam. SecureMail si distingue per affidabilità, sicurezza, supporto dedicato e compatibilità con tutti i client di posta elettronica, adattandosi alle esigenze specifiche delle aziende.

MailOutpost: è una soluzione avanzata di Hypergrid per il controllo e il filtraggio della posta elettronica aziendale. Si integra facilmente con i server esistenti, offrendo protezione in tempo reale contro allegati pericolosi, mittenti sospetti e contenuti dannosi. Utilizza il protocollo TLS, regole personalizzate e un database centrale per garantire privacy, classificazione accurata dello spam e protezione costante. MailOutpost riduce il carico di lavoro sui server, elimina la necessità di nuovo hardware e si adatta alle esigenze specifiche dell’azienda. Offre protezione continua, efficienza operativa e supporto tecnico dedicato, assicurando una gestione sicura ed efficiente delle comunicazioni aziendali.

MailArchive: è un sistema di archiviazione automatica della posta elettronica compatibile anche con servizi PEC. Esegue backup trasparenti e automatici delle email e degli allegati in formato sicuro e indicizzato. L’accesso ai dati archiviati è protetto da credenziali e gestibile tramite un’interfaccia web dedicata. MailArchive elimina le limitazioni di spazio delle caselle postali, previene la manomissione dei dati e si adatta alle esigenze specifiche dei clienti. Il servizio garantisce conformità normativa, recupero rapido delle email, facile integrazione con i sistemi esistenti e supporto tecnico dedicato.

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E-mail: info@hypergrid.it – Telefono: +39 0382 528875 – Web: https://hypergrid.it

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