Una soluzione “smart” per la posta

Dopo oltre cinquant’anni di onorato servizio le email rappresentano ancora il canale di comunicazione primario per le aziende. Non solo, nella maggior parte dei casi custodiscono dati essenziali per il “funzionamento” di qualsiasi organizzazione. Con la crescente digitalizzazione dei processi aziendali il volume di email è enormemente aumentato, situazione che per molte aziende può costituire un problema di gestione. Proprio per l’alto valore dei dati in esse contenuti è necessario gestire le email archiviandole in modo sicuro. Troppo spesso i messaggi di posta rimangono nelle cassette postali del personale o vengono gestite con “soluzioni” di comodo come l’archiviazione locale dei file PST, invece di essere messe in sicurezza in un archivio centrale. 

Le email memorizzate nelle caselle di posta danno origine a dati in continua espansione che, se non trattati in modo corretto, generano informazioni frammentate che risultano di difficile utilizzo. Per risolvere il problema HyperGrid propone MailArchive una soluzione professionale di archiviazione grazie a cui tutte le email (inclusi i loro allegati) vengono conservate in un archivio centrale in forma fedele all’originale, a prova di manomissione e disponibili in modo permanente. 

A seconda della strategia di archiviazione scelta, le email possono essere copiate dall’archivio dalla casella di posta del computer con una procedura di mailbox archiving, oppure essere archiviate automaticamente nel momento in cui vengono inviate o ricevute con una procedura di journal archiving. MailArchive è un sistema di archiviazione della posta elettronica che garantisce affidabili funzioni di ricerca e recupero che possono essere definite “self-service”. Grazie a questa soluzione gli utenti possono accedere a tutte le informazioni di cui hanno bisogno in modo rapido ed efficiente senza dover richiedere l’assistenza dell’amministratore IT.

Altri elementi di fondamentale importanza sono quelli relativi alle gestione “legale” delle email e al trattamento dei dati personali del GDPR. Nel primo caso le aziende sono tenute a conservare documenti come contratti, comunicazioni con i clienti, accordi, nella loro forma originale, nel secondo caso un sistema di archiviazione delle posta sicuro deve essere in grado di garantire la privacy degli utenti in ottemperanza al GDPR. Archiviando e consolidando i dati in un archivio sicuro, MailArchive crea una base per l’utilizzo efficace di queste informazioni, ma supporta anche la conformità con le politiche di conservazione dei dati e i requisiti di privacy.

Con MailArchive il funzionamento dell’archivio email è perfettamente integrato con il sistema di posta elettronica esistente che continua a essere utilizzato come prima. Sarà l’azienda a decidere e a comunicare al team di HyperGrid come preferisce gestire l’archivio, per esempio stabilendo: quali email vengono trasferite automaticamente nell’archivio, se i messaggi di posta (una volta archiviati) devono essere eliminati automaticamente dalle cassette postali sul server di posta, oppure se il software di archiviazione deve consentire agli utenti di accedere autonomamente all’intero archivio personale. Un servizio come MailArchive è in grado di gestire volumi molto grandi di dati in modo estremamente efficiente.

C’è la convinzione che eseguendo frequenti backup dei dati le soluzioni di archiviazione delle posta siano inutili. Benché effettivamente ci siano delle somiglianze tra l’archiviazione della posta elettronica e i backup, i due sistemi perseguono obiettivi diversi: lo scopo principale di un backup è supportare il ripristino di emergenza in caso di problemi. I backup proteggono dati e sistemi su brevi o medi intervalli di tempo. Ciò garantisce che i sistemi e i dati critici per le imprese rimangano disponibili anche in caso di emergenza (per esempio dopo un guasto del sistema o un attacco ransomware). Lo scopo di un servizio come MailArchive è invece quello di archiviare le email nel tempo in una forma fedele all’originale, facile da trovare e permanentemente disponibile. La disponibilità dei dati è garantita anche se l’accesso al server di posta viene interrotto, per esempio a causa di un guasto del sistema.

Quali sono i vantaggi di un servizio come MailArchive?

➡️ HyperGrid si occupa di attivare il servizio e archiviare tutta la posta ricevuta sulle caselle di posta indicate.

➡️ L’azienda o l’utente non devono eseguire nessuna configurazione.

➡️ Non ci sono rallentamenti sui computer o sul servizio di posta elettronica.

➡️ Tutta la posta archiviata nei server HyperGrid è criptata con cifratura di sicurezza e leggibile solo con le credenziali assegnate all’utente.

➡️ HyperGrid gestisce l’archivio crittografato “dall’esterno” senza l’accesso diretto ai dati.

➡️ Semplicità d’uso: le email possono essere ripristinate dall’archivio con un solo clic del mouse.

➡️ L’utente può accedere in qualsiasi momento al servizio grazie a una pratica  interfaccia web per poter fare ricerche sui messaggi archiviati.

➡️ Il servizio è conveniente e non richiede nessuna manutenzione da parte dell’azienda.

➡️ MailArchive può essere attivato su posta ordinaria o su indirizzi PEC.

Ricordiamo poi che grazie all’archiviazione è possibile: eliminare le quote delle caselle postali liberando spazio di archiviazione su computer e server oltre che a ridurne i carichi di lavoro, eliminare i file PST dei client di posta che possono corrompersi facilmente. Ancora più importante, grazie a MailArchive è possibile eliminare alla radice il problema della manomissione dei dati. Altra caratteristica fondamentale è la sua flessibilità, dato questa soluzione può essere adattata alle dimensioni e ai requisiti dell’azienda o della pubblica amministrazione riducendo i costi del servizio.

Per maggiori informazioni: https://hypergrid.it